ערב גיבוש לצוות היברידי — כשחצי מהאנשים לא מגיעים למשרד

שאלה שרכזות רווחה שואלות אותנו יותר ויותר: איך מארגנים ערב גיבוש לצוות שחציו לא מגיע למשרד?

בדרך כלל השאלה מגיעה אחרי ערב שלא הצליח. שלושים איש בהזמנה, שנים־עשר הגיעו. או גרוע מזה — כולם הגיעו, ואז התברר שחלק מהאנשים בחדר לא נפגשו מעולם, וכל פעילות שהניחה שהם מכירים פשוט לא התרוממה.

זו לא בעיה לוגיסטית. היא נראית כמו בעיה לוגיסטית, ולכן מנסים לפתור אותה עם תאריכים והסעות. הפתרון האמיתי נמצא במקום אחר.

מה באמת שונה בצוות היברידי

בצוות שיושב יחד כל יום נבנה רקע משותף בלי שאף אחד מתכוון לזה. מי אוהב מה, מי מצחיק, מי חדש. ערב גיבוש בצוות כזה לא צריך לייצר היכרות — הוא רק צריך להוציא אותה מהמשרד.

בצוות היברידי הרקע הזה לא קיים, או קיים חלקית. יש תת־קבוצה שנפגשת פיזית שלוש פעמים בשבוע ומכירה היטב, ויש אנשים שמופיעים בריבוע על המסך ומעולם לא ישבו מול אף אחד. הפער הזה הוא מה שערב הגיבוש צריך לסגור, ורוב הערבים לא מנסים.

הסימן שזה קורה: בערב עצמו הקבוצה מתפצלת מיד לאותן קבוצות שכבר קיימות. אנשי המשרד עם אנשי המשרד, המרוחקים עומדים בצד. אף אחד לא עשה משהו רע — פשוט לא היה שום דבר בערב שאילץ אותם להתערבב.

הפעלות תוכן חוויתיות לארגונים — קטע קצר מערב אמיתי.

הטעות שחוזרת: ערב שמניח היכרות

רוב הפעילויות המוכרות מניחות בסיס משותף. חידון על החברה מיטיב עם הוותיקים. משחק "מי אמר את זה" עובד רק אם יודעים מי זה מי. גם ישיבה חופשית סביב שולחנות היא הנחה — היא מניחה שאנשים ידעו ליד מי לשבת.

בצוות היברידי כל אחת מאלה מייצרת בדיוק את ההפך ממה שרצו: מי שמכיר נהנה, מי שלא מכיר מרגיש שהוא מחוץ לבדיחה.

הכלל הפשוט: אם אפשר לנצח בפעילות בזכות ותק, היא לא מתאימה לצוות היברידי.

מה עובד כשחלק מהאנשים נפגשים בפעם הראשונה

שלושה מאפיינים חוזרים בכל פעילות שעבדה לנו עם צוות היברידי:

• קבוצות שנקבעות מראש, לא מתנדבות. אם נותנים לאנשים להתחלק לבד, הם יתחלקו לפי מי שהם מכירים. חלוקה מראש שמערבבת משרד ומרוחקים היא ההחלטה הכי משפיעה בערב, והיא לוקחת שתי דקות.
• משימה שדורשת שיתוף פעולה, לא ידע. כשההצלחה תלויה בזה שארבעה אנשים יתאמו ביניהם משהו פיזי, הוותק מפסיק להיות יתרון. סדנת IDT בנויה בדיוק סביב זה — משימות קבוצתיות שאי אפשר לפתור לבד.
• פתיחה שמורידה את המחסום מהר. אנשים שלא מכירים לא נפתחים מעצמם בעשרים דקות הראשונות. סדנת צחוק עושה את זה בלי לבקש מאף אחד לספר על עצמו, וזה מה שהופך אותה לפתיחה טובה דווקא בצוות כזה.

מה שמשותף לשלושתם: הם לא מנסים לגשר על הפער בשיחה. הם מייצרים חוויה משותפת קצרה, ומשם השיחה קורית לבד.

תאריך אחד טוב עדיף על ארבעה בינוניים

הפיתוי בצוות היברידי הוא לפזר — קצת פעילות בכל חודש, כדי שכולם יתפסו משהו. מניסיוננו זה עובד פחות טוב מהמצופה.

ערב אחד שכולם הגיעו אליו מייצר היכרות שנשארת. ארבעה ערבים שכל אחד מהם תפס שליש מהצוות מייצרים ארבע קבוצות קטנות שמכירות, וזה בערך המצב שהתחלתם ממנו.

לכן שווה להתאמץ על תאריך אחד: להודיע חודש מראש, לבחור יום שממילא רוב האנשים במשרד, ולהגיד במפורש שזה הערב של השנה ולא אחד מכמה. אחוז ההגעה הוא המשתנה שהכי משפיע על התוצאה, והוא נקבע לפני שבחרתם פעילות בכלל.

להביא את כולם, או להריץ משהו מפוצל?

נשאלנו את זה הרבה, והתשובה שלנו עקבית: אם המטרה היא גיבוש, תביאו את כולם למקום אחד. פעילות שרצה חלק בחדר וחלק במסך יכולה לעבוד כאירוע, אבל היא לא סוגרת את הפער שבגללו התכנסתם — היא משכפלת אותו.

יש מצבים שבהם באמת אי אפשר: צוות שפזור בין ערים, אנשים שעובדים משעות אחרות. גם אז עדיף לכוון לפעם אחת בשנה שבה כולם מגיעים פיזית, ולוותר על השאר, מאשר לפצל כל פעם.

איך יודעים אם הערב עבד

המדד שאנחנו מסתכלים עליו הוא לא כמה צחקו. זה מה שקורה בעשר הדקות שאחרי שהפעילות נגמרה.

אם האנשים מתפזרים מיד חזרה לקבוצות שהגיעו איתן, הערב היה נעים ולא יותר. אם נשארים עומדים בהרכבים חדשים ומדברים על משהו שלא קשור לעבודה — זה עבד. בצוות היברידי זה הסימן היחיד שבאמת מעניין, כי הוא אומר שנוצר קשר שיחזיק גם כשחוזרים למסכים.

שווה גם לשים לב מי יזם את השיחה. כשמישהו מהמרוחקים הוא זה שפותח, כמעט תמיד המשמעות היא שהחלוקה לקבוצות עשתה את שלה.

שאלות נפוצות

כמה אנשים צריכים להגיע כדי שזה יהיה שווה?
פחות ממה שחושבים. פעילות טובה עובדת מ־12 איש, ולפעמים קבוצה קטנה יותר דווקא מייצרת היכרות עמוקה יותר. מה שכן חשוב זה שההרכב יהיה מעורב — עשרים אנשי משרד בלי אף אחד מהמרוחקים זה ערב נחמד, לא ערב גיבוש.

אפשר לעשות את זה במשרד?
כן, ורוב הפעילויות שלנו עם צוותים היברידיים קורות במשרד. צריך חלל אחד שאפשר לפנות בו שולחנות. היתרון בצוות היברידי גדול במיוחד: מי שלא מגיע ביום־יום כבר צריך לנסוע, וכשהאירוע במשרד לפחות הנסיעה מוכרת לו.

כמה זמן צריך הערב לקחת?
שעתיים עד שלוש. בצוות היברידי דווקא כדאי לא למתוח — אנשים שנסעו במיוחד רוצים שהערב יצדיק את הנסיעה, לא שיימשך.

אתם עובדים עם חברות טכנולוגיה?
הרבה. אם זה הרקע שלכם, כתבנו בנפרד על ערב גיבוש לעובדי הייטק — שם יש גם התייחסות לאילוצים שחוזרים בענף.

ומה עכשיו

אם אתם באמצע תכנון, שני הדברים שכדאי לסגור ראשונים הם התאריך וההרכב. הפעילות עצמה חשובה, אבל היא הרבה יותר קלה לבחירה אחרי שיודעים מי באמת יהיה בחדר.

רעיונות נוספים שלא ספציפיים לצוות היברידי תמצאו במדריך המלא לערב גיבוש לעובדים, ואת כל הפעילויות שאנחנו מעבירים — בעמוד ערבי גיבוש וצוות.