קיבלתם תקציב, תאריך, ורשימה של ארבעים אנשים שחלקם לא נפגשו פנים אל פנים מאז הקיץ. עכשיו צריך למצוא משהו שלא ייגמר בזה שכולם יושבים סביב שולחן ומסתכלים בטלפון.
זו הנקודה שבה רוב הערבים נשברים. לא בגלל התקציב ולא בגלל המקום, אלא בגלל שהפעילות שנבחרה מאפשרת לאנשים לשבת בצד.
בחלק מהארגונים קוראים לזה ערב צוות, באחרים ערב חברה לעובדים או ערב גיבוש. השם משתנה, והשאלה נשארת אותה שאלה: מה עושים כדי שכולם ישתתפו. אם אתם עדיין בשלב של איסוף השראה, ריכזנו גם רעיונות לערב גיבוש לעובדים.
אנחנו מעבירות ערבי צוות מאז 2009, לצוותים של עשרה אנשים ועד מאה. בין הלקוחות שלנו כללית, אסותא, שופרסל, סימנס ומשטרת ישראל. מה שכתוב כאן זה מה שראינו שעובד, ומה שראינו שחוזר ומשתבש.
ערב צוות שמשתתפים בו, לא צופים בו
אפשר לחלק כל ערב כזה לשתי משפחות. במשפחה הראשונה יש במה ויש קהל: סטנדאפ, הרצאה, מופע. במשפחה השנייה אין קהל בכלל, כי כולם על הרצפה.
הראשונה נוחה יותר לארגון ובטוחה יותר. היא גם נשכחת עד יום שני. ערב שמדברים עליו אחרי הוא כמעט תמיד ערב שבו אנשים עשו משהו, לא ערב שבו הם ראו משהו.
זה גם מה שמסביר תופעה שחוזרת: דווקא האנשים שהכי חששו מהפעילות הם אלה שמדברים עליה הכי הרבה אחר כך. מי שנכנס מכווץ ויוצא צוחק זוכר את זה חודשים.
חמישה פורמטים לערב צוות או ערב חברה
כל הפורמטים מתאימים לכל צוות: בכל גיל, מכל מגזר ומכל רקע. ההבדל ביניהם הוא באופי הערב שאתם רוצים:
- המירוץ לחוויה — קבוצות שמתחרות במשימות, עם אביזרים, מוזיקה ופרסים לקבוצה המנצחת. אנרגיה גבוהה מהרגע הראשון, ועובד טוב במיוחד כשיש כמה מחלקות שלא עובדות יחד ביומיום.
- אליפות בדקה — סדרת אתגרים קצרים של דקה כל אחד, עם חפצים פשוטים. הפורמט הכי נגיש שיש: אין מה ללמוד, וגם מי שנכנס בהסתייגות נשאב תוך שתי משימות.
- סדנת צחוק — פחות תחרות, יותר שחרור. זה הפורמט שנבחר אחרי תקופות לחוצות, אחרי פרויקט ארוך, או כשהמורל באמת נמוך.
- האתגר שבחוויה — אתגרים קבוצתיים עם תוכן, בסגנון IDT, לצוות שרוצה שיישאר משהו גם אחרי הערב.
- לבחור בשמחה – High Time — הפורמט החדש שלנו, שנבנה מתוך ההרצאה של הילה "לבחור בשמחה – החיים בחה חה חה". מפגש של צחוק, תנועה ומשימות קטנות שכל הקהל עושה יחד.
אפשר גם לשלב. ערב של שעתיים יכול להיפתח בסדנת צחוק ולהמשיך לתחרות. ומי שמתכנן ערב שסוגר את השנה ימצא רעיונות במסיבת סוף שנה לעובדים.
כמה אנשים, כמה זמן, ואיפה
כמה אנשים. אנחנו עובדות עם קבוצות של עשרה עד מאה משתתפים. קבוצה של חמישה עשר מקבלת ערב אחר לגמרי מקבוצה של שמונים, ולא גרסה מוקטנת שלו.
כמה זמן. ההפעלה נמשכת בין שעה לשעתיים. זה מספיק זמן כדי שכולם ייפתחו וייכנסו לעניין, וקצר מספיק כדי שהאנרגיה תישאר גבוהה עד הסוף.
איפה. אנחנו מגיעות אליכם: חדר ישיבות, מסעדה, אולם, חצר או צימר. עדיף מקום סגור, אבל זה לא תנאי. לא צריך להזמין אולם בשביל ערב צוות מוצלח. מה שחשוב הוא שהמקום יהיה בגודל שמחזיק את הקבוצה יחד.
ערב צוות שבו כולם משתתפים, גם מי שבא בהסתייגות
ספרו לנו כמה אנשים, מתי ואיפה, ונחזור אליכם עם קונספט שמתאים לצוות שלכם ולתקציב.
מה זה עולה
ערב צוות לעובדים מתחיל החל מ-1,500 ש"ח, לא כולל מע"מ. שלושה דברים קובעים את המחיר הסופי: כמות המשתתפים, הקונספט שנבחר, והמיקום.
אין לנו מחירון קבוע, וזה בכוונה. קבוצה של שנים עשר בחדר ישיבות במרכז וקבוצה של שמונים באולם בצפון הן שני אירועים שונים, וטבלת מחירים נוקשה הייתה מטעה את שניהם. פירוט מלא של מה מזיז את המחיר יש במדריך כמה עולה ערב גיבוש לעובדים.
טיפ תקציבי אחד: אם התקציב לחוץ, עדיף לקצר את הערב מאשר להוריד את מספר המשתתפים. שעה לכל הצוות שווה יותר משעתיים לחצי ממנו.
ארבע טעויות שחוזרות כמעט בכל פעם
- בופה פתוח בזמן ההפעלה. כשהאוכל עומד בצד, חצי מהקבוצה מחכה לו ולא משתתפת. הסדר שעובד הוא קודם אוכל ואחר כך פעילות: מי שסיים לאכול פנוי להשתתף, ומי שרעב ומחכה לאוכל מאבד סבלנות.
- להשאיר את ההנהלה בצד. זו הטעות הכי יקרה. ההנהלה צריכה להיות חלק מהפעילות ולתת דוגמה אישית. כשמנהל משתתף בפועל, כל השאר נכנסים תוך דקות. כשהוא עומד בצד עם כוס ביד, חצי מהצוות עושה כמוהו.
- לבחור פעילות שדורשת חשיבה מעמיקה ומאמץ. ערב צוות הוא לא עוד יום עבודה. פעילות כבדה מדי מעייפת בדיוק את מי שהערב נועד לשחרר, ומשאירה בחוץ את מי שלא מרגיש בנוח להתאמץ מול הקולגות.
- מקום גדול מדי, מלא אטרקציות מסביב. כשיש יותר מדי מה לעשות מסביב, הצוות מתפזר, וקשה למקד אותו ולאסוף אותו בחזרה לפעילות.
מה כדאי לשאול ספק לפני שסוגרים
- מי מעביר את הערב בפועל — האדם שדיברתי איתו, או מישהו אחר?
- מה קורה אם ברגע האחרון מגיעים עשרים אחוז פחות אנשים?
- כמה זמן לוקחת ההקמה, ומה אתם צריכים מאיתנו במקום?
- יש משהו בפעילות שמישהו עם מגבלה פיזית לא יוכל להשתתף בו?
- מה התוכנית אם המקום קטן ממה שחשבנו?
תשובה מהוססת על השאלה השנייה או הרביעית היא בדרך כלל סימן טוב לחפש הלאה.
שאלות נפוצות
כמה זמן מראש צריך להזמין ערב צוות?
בעונה העמוסה, נובמבר עד ינואר וסביב פורים, כדאי לפנות כמה שבועות מראש. בשאר השנה יש בדרך כלל יותר גמישות. אם יש לכם תאריך מדויק שאי אפשר להזיז, שווה לבדוק מוקדם ככל האפשר.
מה קורה אם מגיעים פחות אנשים ממה שתכננו?
הפעילות מותאמת בשטח, וירידה של כמה משתתפים לא משנה דבר. אם הפער גדול, נעדכן את הקונספט כדי שהערב יעבוד בגודל האמיתי, ונדבר על זה מראש ולא באמצע.
אתם מגיעים גם לצפון ולדרום?
אנחנו מגיעות עד אליכם, אבל לא לכל מקום בכל תאריך. ספרו לנו איפה האירוע כבר בפנייה הראשונה, ונגיד לכם מיד אם זה מתאים. המיקום הוא גם אחד הדברים שמשפיעים על המחיר.
אפשר לקיים את הערב מיד אחרי שעות העבודה?
בהחלט, וזה קורה הרבה. רוב ערבי הצוות מתקיימים אחרי העבודה, ובוקר או צהריים עובדים באותה מידה. התוכן זהה, ומה שחשוב הוא שיהיה זמן לאכול לפני שמתחילים.
הצוות שלנו לא נפגש פיזית ברוב הימים. זה עדיין עובד?
זה בדיוק המקרה שבו זה הכי עובד, אבל הפורמט צריך להיות אחר: יותר משימות בזוגות ובשלשות ופחות תחרות בין מחלקות. הרחבנו על זה בערב גיבוש לצוות היברידי.
אם יש לכם תאריך בראש, שלחו לנו כמה אנשים, מתי ואיפה, ונחזור עם קונספט והצעה. אם אתם עדיין בשלב של לבדוק כיוונים, אפשר להתחיל מעמוד ערבי הגיבוש ולראות את כל הפורמטים. ואם התאריך שלכם נופל בחנוכה, כדאי לקרוא גם על ערב גיבוש לעובדים בחנוכה: זו העונה העמוסה ביותר, וכדאי לסגור מוקדם.