אתם עשרים איש, אולי שלושים. כולם מכירים את כולם, יושבים באותו חלל כל יום ואכלו יחד יותר ארוחות צהריים ממה שמישהו סופר. עכשיו צריך לארגן מסיבת סוף שנה לעובדים, ומישהו כבר הציע "נזמין מסעדה וזהו".
מסעדה זה בסדר. אבל אז הערב נראה כמו עוד צהריים, רק יקר יותר: כל אחד יושב ליד מי שהוא תמיד יושב לידו, השיחה חוזרת לעבודה אחרי עשר דקות, ובתשע וחצי כולם כבר בטלפון.
המדריך הזה נכתב בשביל מי שמארגן את הערב בחברה קטנה: מה שונה אצלכם לעומת אירוע של מאות עובדים, מתי לקבוע, אילו רעיונות מחזיקים גם בקבוצה של חמישה-עשר, וכמה זה עולה.
מה שונה במסיבת סוף שנה בחברה קטנה
באירוע של חברה גדולה, רוב העבודה היא לחבר בין אנשים שלא מכירים. אצלכם הבעיה הפוכה. כולם מכירים, ולכן קל מאוד שהערב ירגיש כמו עוד יום במשרד עם תאורה אחרת.
- אין איפה להתחבא. בקבוצה של עשרים, מי שלא משתתף בולט. הפעילות צריכה להיות כזו שנכנסים אליה בלי כישרון מיוחד ובלי לעמוד לבד מול קהל.
- ההיררכיה שטוחה. המנכ"ל יושב שני שולחנות מכם כל השנה. ערב שמערבב בין תפקידים עובד טוב יותר מערב שמשכפל את מבנה הצוותים.
- התקציב לא גמיש. אין מחלקת רווחה עם סעיף שנתי. יש סכום אחד, ומי שמארגן צריך להצדיק אותו.
- לכל אחד יש רגע. זה היתרון הגדול. בקבוצה קטנה אפשר לבנות ערב שבו כל עובד מקבל תור, ולא רק החמישה הרועשים.
השורה התחתונה: בחברה קטנה לא צריך לשבור את הקרח. צריך להוציא את כולם מהתפקיד הקבוע שלהם לשעה וחצי.
מתי עושים את זה: דצמבר, חנוכה או ינואר
"סוף שנה" הוא מושג גמיש. ברוב החברות הכוונה לסוף השנה האזרחית, כלומר דצמבר, והוא נופל כמעט תמיד ליד חנוכה. יש שלוש דרכים לגשת לזה:
- לחבר את שני האירועים. ערב אחד שהוא גם מסיבת חנוכה וגם סיכום שנה. חוסך תאריך וחוסך תקציב. אם זה הכיוון, ריכזנו רעיונות לערב גיבוש לעובדים בחנוכה.
- להפריד. סופגניות במשרד בחנוכה, ומסיבת סוף השנה בשבוע האחרון של דצמבר, כשהלחץ של הרבעון כבר מאחוריכם.
- לדחות לינואר. פחות עומס ביומנים, ואנשים כבר חזרו מחופשות. החיסרון: זה פחות מרגיש כמו סוף.
ובמוסדות חינוך "סוף שנה" הוא בכלל יוני. אותם עקרונות, לוח זמנים אחר.
מה שחשוב יותר מהתאריך עצמו: לקבוע אותו מוקדם. נובמבר עד ינואר הם עונת השיא של אירועי חברה, והערבים הנוחים באמצע השבוע נתפסים ראשונים.
חמישה רעיונות למסיבת סוף שנה לעובדים שעובדים בקבוצה קטנה
- תחרות במשימות של דקה. מחלקים לקבוצות מעורבות, וכל משימה נמשכת שישים שניות: לבנות מגדל מכוסות פלסטיק, להעביר עיפרון בלי ידיים. לא צריך כושר ולא צריך ידע. זה הפורמט של משחקי דקה לגיבוש צוות, ובקבוצה של חמישה-עשר כל אחד מתחרה כמה פעמים.
- מירוץ בין צוותים. תחרות ארוכה יותר, עם משחקי חימום, מוזיקה בהגברה ופרסים לקבוצה המנצחת. מתאים לחברה שיש בה קצת רוח תחרותית ורוצה ערב עם אדרנלין. הפרטים בתחרות גיבוש לעובדים.
- סדנת צחוק. לצוות שעבר שנה עמוסה ורוצה בעיקר לשחרר. תרגילי צחוק, משחקי אימפרוביזציה ומוזיקה, בלי תחרות ובלי מנצחים.
- סדנת אתגר קבוצתי. משימות חשיבה ומשימות פיזיות שדורשות תלות הדדית, בסגנון ODT/IDT. מתאים כשרוצים שהערב יגיד משהו גם על השנה הבאה, ולא רק יחגוג את זו שעברה.
- פרסי סוף שנה פנימיים. את זה עושים לבד, בלי ספק: קטגוריות מצחיקות ("הכי הרבה הודעות אחרי עשר בלילה", "המציל של הרבעון"), הצבעה אנונימית מראש ותעודות מודפסות. עשר דקות בסוף הערב, וזה עולה כמעט כלום.
אפשר, וכדאי, לשלב: פעילות אחת של שעה וחצי, ואחריה אוכל ופרסים פנימיים.
מתכננים מסיבת סוף שנה לצוות של 10 עד 30 איש?
ספרו לנו כמה אתם, איפה אתם חושבים לעשות את זה ומה האופי של הצוות. נחזור אליכם עם הצעה לפעילות שמתאימה לגודל שלכם.
איך בונים את הערב
הרמת כוסית לסיכום שנה — איך זה נראה כשכל הצוות משתתף.
הפעילות עצמה אורכת כשעה וחצי. סביבה צריך עוד זמן לאוכל, לשיחה ולרגע רשמי קצר. כמה דברים שכדאי לסגור מראש:
- מקום. חדר ישיבות גדול, המשרד עצמו אחרי שעות העבודה, או מסעדה עם חדר סגור. לפעילות צריך בעיקר רצפה פנויה ושקע חשמל להגברה.
- נאום אחד, קצר. המנהל אומר תודה ומסכם את השנה בשלוש דקות. מצגת של רבעון רביעי לא שייכת לערב הזה.
- בני זוג: כן או לא. החלטה שכדאי לקבל מוקדם ולכתוב בהזמנה. עם בני זוג הקבוצה מוכפלת, והפעילות צריכה להתאים גם למי שלא מכיר אף אחד.
- שעת סיום. ערב שנגמר בזמן משאיר טעם טוב יותר מערב שנגרר.
מי שמארגן לא צריך להיות גם המנחה. כשמגיע מפעיל מבחוץ, גם האחראי על הערב יכול סוף סוף להשתתף בו.
כמה עולה מסיבת סוף שנה לעובדים עם הפעלה
פעילות גיבוש של ההילולה מתאימה לקבוצות של 10 עד 100 משתתפים, והמחיר נע בין ₪1,500 ל-₪5,000 לפני מע"מ. בתוך הטווח הזה הוא זז לפי שלושה דברים: כמות המשתתפים, הקונספט שבוחרים והמיקום. את המספר המדויק נותנים אחרי שיחה קצרה.
מה נכנס למחיר, מה לא, ואיך משווים בין הצעות של ספקים שונים, פירטנו בכמה עולה ערב גיבוש לעובדים.
שאלות נפוצות
כמה עובדים צריך כדי שפעילות גיבוש תעבוד?
ההפעלות שלנו בנויות לקבוצות של עשרה משתתפים ומעלה. בקבוצה של עשרה עד עשרים כל אחד משתתף יותר, כי יש פחות המתנה בין תורות. אם אתם פחות מעשרה, עדיף ערב אחר: ארוחה טובה ומשחק קופסה פשוט יעשו את העבודה, ולא צריך לשלם על הפעלה.
אפשר לעשות את זה במשרד?
כן, וזה נפוץ בחברות קטנות. צריך חלל שאפשר לפנות בו רצפה, כמה שולחנות בצד ושקע חשמל למערכת ההגברה. את הציוד, המוזיקה והאביזרים אנחנו מביאים. וכשכולם נשארים במשרד אחרי שעות העבודה, אין צורך בהסעות ובסידורי חזרה, וגם מי שגר רחוק לא מוותר על הערב.
כמה זמן מראש צריך להזמין לסוף דצמבר?
כמה שיותר מוקדם. נובמבר עד ינואר הם עונת השיא של אירועי חברה, והזמנה מוקדמת משאירה לכם יותר גמישות בבחירת הערב. אם יש לכם שני תאריכים אפשריים, כתבו את שניהם כבר בפנייה הראשונה, כך אפשר לסגור מהר יותר. וכדאי לשלוח לעובדים הודעת "שמרו את התאריך" מיד כשהוא נסגר, לפני שהיומנים שלהם מתמלאים באירועים אחרים.
הצוות שלנו מגוון בגילאים. זה יעבוד לכולם?
הפעילויות בנויות כך שלא צריך כושר, ידע מוקדם או כישרון מיוחד. חלק מהמשימות מבוססות על חפצים פשוטים מהמשרד, ובסדנת האתגר יש שילוב של משימות חשיבה ומשימות פיזיות, כך שכל אחד מוצא את המקום שלו. את הרמה מתאימים לצוות בשיחה המקדימה.
איך משלבים את זה עם מסיבת חנוכה?
אפשר לעשות ערב אחד שהוא גם וגם: פעילות, סופגניות והרמת כוסית לסיכום השנה. זה חוסך תאריך ותקציב, ובחברה קטנה זה לרוב מתאים יותר משני אירועים בהפרש של שבועיים. אם בכל זאת מפרידים, כדאי שמסיבת סוף השנה תהיה שונה באופי מערב החנוכה.
מה לעשות עכשיו
שלושה צעדים: לקבוע טווח תאריכים, להחליט אם בני זוג מוזמנים, ולבחור אופי: תחרות, צחוק או אתגר. עם שלושת אלה אפשר לסגור את מסיבת סוף השנה לעובדים בשיחה אחת. כל הפעילויות שלנו לחברות וארגונים מרוכזות בערבי גיבוש וצוות לארגונים.